« S’organiser : pour allouer assez de temps à chaque tâche. Se concentrer : pour dédier le plus d’attention possible à chaque tâche. Accélérer : pour exécuter chaque tâche le plus rapidement possible. » Ce sont les principes de base de La 25ème heure de Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont. Ce livre, qui délivre au demeurant de très bonnes astuces de productivité, m’a inspirée pour compiler les actions qui m’aident réellement à être efficace dans mon activité de conceptrice rédactrice.
S’organiser pour créer du temps
Prioriser
Peut-être l’action la plus importante à mes yeux. C’est vraiment la boussole, le plan, ou toute autre métaphore similaire. Pour s’y aider, j’utilise la règle des 3 choses prioritaires à faire dans la journée ainsi que l’image des pierres, cailloux et sable, très connue du champ de la productivité : en imaginant que notre vie est un bocal dans lequel il faut tout faire rentrer, on choisira de placer en priorité les grosses pierres (= le temps consacré à nos choix fondamentaux qu’il s’agisse de famille, de projets particuliers, de notre santé etc.). Puis viennent les petits cailloux, c’est-à-dire les choses d’un niveau moins important et enfin, le sable, toutes ces petites actions quotidiennes qui pourraient prendre toute la place si on les avait versées en premier dans le bocal.
Écrire ses listes de tâches
Ça peut être en parallèle ou en préambule de la priorisation, sous forme linéaire ou carte mentale mais je n’insisterai jamais assez sur les vertus du papier : écrire les choses permet de se les enlever de l’esprit et aide à clarifier ses objectifs. Pour autant, j’utilise aussi des applications de liste de tâches, j’y reviendrai.
Timeboxer sa to do aka prévoir des créneaux horaires
Je sais bien, ce titre est détestable mais que voulez-vous, c’est aussi comme ça qu’on dit. Car bien sympa d’avoir priorisé ses tâches en fonction de ses objectifs, mais tant qu’on n’a pas alloué du temps pour l’exécution, tant que l’on n’a pas créé ce temps en somme, il ne se passe plus rien. Pour moi c’est LE conseil qui a de l’impact. Parce que les choses prennent très souvent plus longtemps que ce qu’on avait imaginé. Ou pas. Mais dans tous les cas, avoir prévu un timing me permet de ne pas me sentir trop pressurisée. Par ailleurs, en tant que freelance, pouvoir visualiser le temps occupé m’aide à gérer ma disponibilité. Donc on prévoit des créneaux pour les réunions et également pour les phases de travail écriture etc. Après, inutile de culpabiliser si tous ces plages débordent, on appelle ça la vie et parfois on doit absorber une grosse charge de travail. Mais cet exercice permet de s’améliorer énormément dans sa représentation du temps. En y faisant figurer les créneaux pour les missions mais aussi les plages pour traiter ses mails, pour faire des pauses ou déjeuner, pour les petites missions administratives à rassembler. Tout prend du temps… soupir.
User et abuser des deadlines
Pour rendre un texte à un·e client·e, je dois le plus souvent passer par les mêmes étapes : étudier le brief, brainstormer seule ou en visio, faire des recherches/rassembler les infos, rédiger un draft, écrire une V1, relire et envoyer. C’est pourquoi, pour chaque nouveau projet, je prévois une échéance pour chaque étape, le même jour ou pas en fonction de la taille du projet. C’est là que je peux partager avec vous un des meilleurs conseils reçus en matière d’écriture : toujours prendre le temps de faire la dernière relecture avant envoi avec un cerveau frais. Idéalement le lendemain du moment où l’on estime que le travail est fini. Parfois c’est impossible évidemment mais au moins, relire après une pause. Je suis ainsi assurée de rendre un boulot propre.
Oser dire non
En réservant du temps pour ce qui compte vraiment, on se rapproche de nos priorités. En tant que freelance, c’est une notion capitale qui implique de renoncer et refuser parfois. Dire non à un budget trop faible, non à un client que l’on ne sent pas, non à un projet qui ne nous intéresse pas du tout. Non à une mission qui débordera sur nos vacances et nous empêchera de récupérer d’une année difficile (leçon vécue et apprise dans la douleur).
Protéger sa concentration pour avancer
Trouver son cadre idéal
Écrire signifie par définition se concentrer. Parvenir à ce que l’on appelle aujourd’hui un état de flow. J’ai la chance de travailler de chez moi depuis de nombreuses années mais j’ai expérimenté d’autres cadres de travail : open space, coworking, bureaux à 3 ou 4… J’ai pu expérimenter que mon idéal est d’être seule dans mon bureau. Non seulement pour ne pas subir le bruit des autres, mais également pour se protéger des va-et-vient distrayants. Bien sûr, à l’époque où je travaillais dans un coworking, je me mettais une playlist de piano, ce qui marchait assez bien. La solitude est cependant très très efficace dans mon cas et même un véritable besoin personnel. À l’inverse, certaines personnes se concentreront plus et mieux dans un environnement bruyant et occupé. J’aimerais bien être comme ça parfois.
Ode au monotasking et autre Pomodoro
Je pense avoir une forte tendance à penser en arborescence. La sérendipité peut alors m’emporter assez loin de mon point de départ. Je considère cependant ce mode de pensée comme un atout en matière de créativité, en créant de ponts entre les sujets qui amènent de nouvelles idées. Néanmoins, au moment de la rédaction de textes, je suis beaucoup plus efficace si je ferme toutes les applis non nécessaires et que je me force à passer en mode monotâche. Une appli de type Pomodoro (30 mn de concentration, 5 mn de récré et on recommence) fait alors des miracles.
Brain dump : noter ce qui encombre l’esprit pendant que l’on travaille
Noter, MAIS NE SURTOUT PAS COMMENCER cette autre tâche. Ce serait du multitasking. Donc non. Il peut être bien pratique d’avoir une appli dédiée ou une note facilement accessible pour balancer ses précieuses idées en vrac à n’importe quel moment. Je suis spécialiste de la sortie de douche à me jeter sur mon iPhone pour noter un truc auquel j’ai pensé dans la salle de bain. Ou la note vocale en se baladant.
Fermer sa boîte mail
Évidemment, ce point est la base pour ne pas être distrait·e durant une période de concentration. À ma connaissance, tou·stes les spécialistes de la productivité s’accordent à conseiller de traiter ses mails à des moments dédiés, x fois par jour.
Faire taire son téléphone
Quand je travaille, je me mets systématiquement en mode « ne pas déranger » et je me concentre uniquement sur le rendu en cours. On peut configurer son smartphone pour ne recevoir que les appels/messages/notifications de certaines personnes (ses boss, ses enfants, certain·es client·es) ou applications. Je suis d’ailleurs incollable sur la configuration de ces paramètres. Il est donc toujours utile d’avoir défini la liste des gens à qui l’on répond toutes affaires cessantes (Maman si tu passes par-là). Bien entendu, la disponibilité dépend de son métier ou de sa fonction. Quoi qu’il en soit, je pars du principe qu’un·e appelant·e me laissera un message et que je pourrai le/la rappeler.
État de flow
Toutes les astuces précédentes ont pour objectif d’atteindre et de conserver ce que l’on appelle le Flow. Il s’agit de l’état dans lequel on entre quand on est absorbé·e totalement par une occupation, autant physique que mentale. Cet état de concentration intense durant une tâche qui permet de perdre la notion du temps. Pour certaines personnes/fonctions, il peut être compliqué à atteindre. Par exemple, ça me semble improbable d’être absorbé·e par une tâche ET de multitasker. Mais si vous avez un fonctionnement cérébral qui le permet, je suis très curieuse (et un peu envieuse aussi) de savoir comment vous faites. En tout cas, cet état m’est indispensable pour écrire.
Gérer son énergie pour rester efficace
Ce point est en général largement sous-estimé selon moi. Bien souvent, les livres et articles sur la productivité présentent le temps comme une ressource complètement homogène. Comme si une heure de travail 9h à 10h était équivalente à une heure de 20 à 21h pour tout le monde. Et c’est ainsi qu’on se retrouve à douter de ses capacités alors qu’il suffirait de respecter ses besoins propres.
Identifier ses phases et durées d’énergie
Dans mon cas, écrire le même texte me prendra 3 fois plus de temps le soir que le matin. J’ai d’ailleurs mis très longtemps à comprendre qu’écrire est une activité plutôt énergivore. Au-delà de 4h de concentration pure à écrire - en particulier écrire pour les autres - je commence à fatiguer et il me faut changer d’activité. La plus grosse partie de mes journées est consacrée à la rédaction, j’ai donc particulièrement besoin de bien gérer mon énergie pour faire face à ma charge de travail.
Rendre les tâches pénibles/répétitives plus agréables
Dans la veine de l’énergie, on s’aperçoit que certaines tâches peuvent nous vider de notre ardeur (sans même parler de procrastination) par leur caractère fastidieux. Typiquement, les tâches administratives ou la compta sont la bête noire de beaucoup de freelances. Dans ce cas, j’essaie d’associer une activité de compta lassante avec un contexte plus sympa (un podcast + un thé). L’administratif est d’ailleurs une des rares tâches qui m’autorise à multitasker. Finalement, c’est presque un moment de chill. Presque.
Toujours un potentiel d’amélioration
Ranger au fur et à mesure
J’ai tendance à garder des documents visibles sur mes bureaux (réels et virtuels) pour qu’ils fassent office de to do silencieuse. Je pense que c’est une mauvaise idée qui me pollue le cerveau à certains moments et qu’il vaudrait mieux cacher les documents/objets ET noter l’action à effectuer dans son gestionnaire de tâches ou sa to do générale. Inutile d’avoir ce rappel incessant (et culpabilisant) sous les yeux
Prendre le temps de nettoyer le dossier de téléchargement
Alors il s’agit du gros point noir de mon organisation : je ne prends JAMAIS le temps de vider mes dossiers virtuels et/ou supprimer les vieux mails. Je trouve ça très très énergivore et j’ai tendance à ne pas le considérer comme du travail, donc je ne le fais pas (encore). Et je suis vraiment très curieuse de savoir si certain·es parmi vous y parviennent.
Renoncer à tester des applis de gestion de tâches/projets
J’avoue c’est un peu mon péché mignon (et j’ai bien conscience de passer pour une psychopathe en disant ça). Asana, Clickup, Milanote, Notion et j’en passe plein : j’ai toujours du mal à résister au test d’une nouvelle appli qui va forcément m’aider à trier mes tâches, projets etc. de la façon la plus optimale. Certain·es détestent le changement, moi c’est le contraire, j’y suis accro. Alors je m’emballe un peu devant une nouvelle application, je la teste… et bien souvent je reviens à mes applis de base qui sont finalement toujours les mêmes.
Racontez-moi vos organisations, donnez-moi vos astuces de productivité et surtout, dites-moi que je ne suis pas seule à ne pas vider le dossier de téléchargements !